Start-up krok po kroku – founders agreement (umowa wspólników)

Zadziwiające, jak wiele wspólnego maja ze sobą biznes i muzyka. Kiedy sięgamy do historii muzyki, często słyszymy o zamierzchłych początkach zespołów, których nazwy dziś są na ustach wszystkich. Historie te często mają dość podobny początek: oto grupa przyjaciół lub zupełnie obcych sobie osób postanawia coś zrobić razem. Początek to zazwyczaj wielka niewiadoma, czas euforii, marzeń i radości tworzenia. Później dochodzą do głosu realia – wspólne próby, dobieranie materiału na płytę, konieczność pogodzenia w zespole grupy indywidualistów, różnice poglądów, dyskusje o kierunkach rozwoju. Czasem zdarza się, że ścieżki członków grupy rozchodzą się i później latami trwają batalie o prawo do tantiem lub używania nazwy zespołu.

Przedsięwzięcie muzyczne trudno ubrać w ramy od samego początku przewidywalne i możliwe do ogarnięcia (chyba, że weźmiemy na warsztat projekty muzyczne pokroju zespołu Milli Vanilli). Czasem sytuacja wymaga oczyszczenia atmosfery, by zespół mógł działać dalej (usunięcie Syda Barretta z Pink Floyd), czasem ktoś z członków zespołu odchodzi i potrzebny jest nowy frontman (tak właśnie rozpoczęła się wokalna kariera Philla Collinsa, który ze stołka perkusisty Genesis zastąpił za mikrofonem Petera Gabriela). Czasem ustalenia z wytwórnią płytową zmuszają twórców do organizacyjnej ekwilibrystyki (George Michael, Prince). Czy inaczej jest w start-upie, który rozpoczynając swoje życie dysponuje IDEĄ, która dopiero musi dojrzeć i zapewne w trakcie osiągania dorosłości jeszcze wielokrotnie zmieni kształt?

W początkowej fazie start-upu, gdy niejednokrotnie pomysł ma postać jedynie wstępnego projektu i nawet nie został jeszcze ubrany w formalną strukturę firmy, founderzy nie przywiązują zbytniej wagi do kwestii formalnych. Niesieni radością tworzenia i świeżością swojego pomysłu, nie chcą tracić czasu na kwestie formalne. Powodem także jest opinia, że founderów często łączy także przyjaźń, a przecież między przyjaciółmi nic formalizować nie trzeba. Kwestie precyzowania organizacji uznawane są za zbyteczną biurokrację, a zastanowienie się nad nimi pozostawia się do momentu, kiedy pojawi się inwestor, który wszystko i tak zawrze w umowie inwestycyjnej. Tę ostatnią postawę osobiście uważam za niezbyt częstą, na co dzień obserwując raczej sytuację, gdzie początki start-upu są zarówno twórczym, jak i organizacyjnym chaosem. Ten chaos nader często pozostaje w firmie wraz z jej rozwojem, a to lubi się mścić.

W dzisiejszym artykule chciałbym przybliżyć pojęcie umowy wspólników, która jest istotnym remedium porządkującym ten początkowy chaos oraz umożliwiającym dobre ułożenie biznesu już na wczesnym etapie. Co ważne, founders agreement nie musi dotyczyć wyłącznie start-upów, ale może stanowić uregulowanie każdego biznesu, który dopiero jest rozpoczynany.

Jak wiadomo, umowy przeważnie pisze się na burzliwe czasy. Founderzy mocno bazują w swoich przedsięwzięciach na zaufaniu i bynajmniej nie chcę w poniższym artykule tego zaufania podważać. Jednak przyjrzyjmy się kilku hipotetycznym sytuacjom by stwierdzić, co może być następstwem braku formalnych ustaleń pomiędzy wspólnikami:

Sytuacja 1
Na początku istnienia start-upu wspólnicy podzielili pomiędzy siebie role CTO, CFO i CEO/CSO. Po jakimś czasie okazało się, że ten ostatni w swojej roli niespecjalnie sobie radzi – sprawami administracyjnymi spółki w rzeczywistości zajmował się CFO, a sprzedaży praktycznie w ogóle nie było. Pomiędzy wspólnikami narastała frustracja, jednak nie za bardzo wiedzieli, w jaki sposób zmusić CEO, by przekazał komu innemu obowiązki, z którymi sobie nie radził. Z powodu braku komunikacji, problem narastał….

Sytuacja 2
Start-upowi skończył się runway. Wspólnicy wraz z inwestorem zaczęli wzajemnie zadawać sobie pytanie, kto powinien dokapitalizować spółkę. W trakcie dyskusji pojawił się dodatkowo wątek udziałowców, którzy od początku pracowali na rzecz spółki bez wynagrodzenia i na propozycję solidarnego uzupełnienia brakującego kapitału zareagowali zdecydowanym sprzeciwem, domagając się dokapitalizowania od wspólników, którzy jednocześnie byli członkami zarządu spółki i pobierali z tego tytułu wynagrodzenie.

Sytuacja 3
Spółkę stworzyło 3 founderów. Dwóch z nich objęło role w zarządzie, pobierając z tego tytułu wynagrodzenie. Trzeci rozpoczął pracę bez wynagrodzenia, jednak umówił się z pozostałymi founderami, że obejmie etat w spółce, w ciągu 6 miesięcy, gdy pojawi się trakcja. Po umówionym terminie trakcja się nie pojawiła i wspólnik zaczął się zastanawiać, co ma w tej sytuacji zrobić.

Founders agreement – co to jest i po co go sporządzać?

Founders agreement, w polskim nazewnictwie funkcjonujące jako umowa wspólników, jest porozumieniem zawieranym pomiędzy wspólnikami (lub częścią grupy wspólników). Może ono dotyczyć wszystkich aspektów związanych z działalnością projektu oraz spółki powstałej wokół tego projektu, a także relacji pomiędzy jej wspólnikami.

Jeśli start-up nie uzyskał jeszcze formalnego kształtu (nie zarejestrowano spółki), wówczas founders agreement pełni rolę pewnego substytutu umowy spółki, w którym nawet na tak wczesnym etapie można ustalić, jakie są prawa i obowiązki partnerów biznesowych (przyszłych wspólników). Można również sformalizować w nim, w jaki sposób zostanie utworzona przyszła spółka.

Jeśli firma jest właśnie formalnie tworzona, to bardzo często sama umowa spółki ma formę uproszczoną (standardowy formularz S24). Founders agreement ma w tej sytuacji charakter dokumentu uzupełniającego, który dodatkowo można zawrzeć w dowolnym momencie, niekoniecznie w chwili rejestracji spółki. W umowie wspólników można zawrzeć wszelkie kwestie, które zbyt skomplikowałyby samą umowę spółki lub których wspólnicy nie chcą umieszczać w treści umowy spółki (o powodach za chwilę).

Co zyskujemy dzięki founders agreement:

1. Jest to porozumienie mające postać o wiele mniej formalnego dokumentu, niż sama umowa spółki. Można więc o wiele łatwiej i o wiele szerzej opisać w nim zasady funkcjonowania spółki i relacje między wspólnikami.
2. Spisanie reguł „ładu korporacyjnego”, a także zasad współpracy między wspólnikami porządkuje pracę firmy. Dzięki temu wszyscy wspólnicy mają jednakowe zrozumienie, kto za co odpowiada, jakie ma prawa i obowiązki oraz czego może się spodziewać na dalszych etapach rozwoju firmy. Wiadome staje się także, jak firma będzie funkcjonować, gdy zacznie osiągać zyski, jak będą pokrywane straty oraz jak będzie przebiegać jej sprzedaż lub likwidacja.
3. Posiadanie spisanych „reguł gry” przydaje się w rozwiązywaniu sporów między wspólnikami lub wspólnikami a spółką.
4. Dla potencjalnych inwestorów founders agreement stanowi wzmocnienie wiarygodności firmy, wiadomo bowiem, czego można się spodziewać po wspólnikach i czego mogą oni oczekiwać. Istnienie umowy wspólników będzie więc raczej traktowane w procesie due dilligence, jako potencjalny atut, a nie formalne utrudnienie. Jest to nie tylko formalne potwierdzenie zasad ładu korporacyjnego, ale także dowód na to, że kwestie funkcjonowania firmy zostały przez founderów dobrze przemyślane. Zmniejsza to ryzyko potencjalnych przyszłych konfliktów, które mogłyby osłabić funkcjonowanie firmy.
5. Ochronę interesów udziałowców mniejszościowych – poprzez spisanie ich praw, uzyskują oni zabezpieczenie przez próbami manipulacji i pozbawienia ich należnych przywilejów.

Founders agreement – w jakiej formie go sporządzać?

Zgodnie z art. 3531 Kodeksu Cywilnego strony mają możliwość zawierania i kształtowania treści umów według własnego uznania, ale w granicach zakreślonych przez prawo (jest to tzw. zasada swobody umów). Umowa wspólników jest umową nienazwaną, bowiem taka forma umowy nie została określona ani w Kodeksie Cywilnym, ani w Kodeksie Spółek Handlowych. Oznacza to, że do jej sporządzenia nie stosuje się szczególnych przepisów, a podstawą jej tworzenia są ogólne regulacje prawa zobowiązań Kodeksu Cywilnego oraz ogólne regulacje Kodeksu Spółek Handlowych. Umowę wspólników mogą zawrzeć wszyscy lub niektórzy wspólnicy (co najmniej dwóch).

Z uwagi na brak specyficznych wymogów, co do formy umowy wspólników, teoretycznie forma jej zawarcia jest dowolna. Dopuszczalne jest zawarcie takiej mowy w formie dokumentowej (podpisanej elektronicznie), poprzez wymianę podpisanych skanów lub nawet w formie ustnej (ta akurat forma nie jest polecana, z uwagi na utrudnienia dowodowe w przypadku sporów).

Pamiętać jednak należy, że choć sama forma umowy może być dowolna, to dla ważności i wykonalności niektórych postanowień w niej zawartych może być wymagane zastosowanie specyficznej formy czynności prawnej. I tak na przykład, jeśli umowa przewiduje przymusowe wykupienie udziałów wspólnika w przypadku naruszenia jej postanowień, wówczas konieczne będzie zastosowanie formy pisemnej z podpisami poświadczonymi notarialnie (taka forma jest zastrzeżona dla skutecznego zbycia udziałów). Jeśli natomiast przedmiot czynności umowy wymaga formy aktu notarialnego, to właśnie taką formę należy zastosować dla founders agreement. Generalnie zawarcie porozumienia wspólników z udziałem notariusza (forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym czy nawet forma aktu notarialnego) eliminuje również ewentualne wątpliwości co do osoby, która je podpisała, a także co do daty jego zawarcia.

Founders agreement a umowa spółki:

Wspominałem wcześniej, że posłużenie się umową wspólników ułatwia proces formalny przy samej umowie spółki. Zapisy porozumień między wspólnikami można zawrzeć w dowolnym momencie, a także zmieniać je o wiele swobodniej, gdyż nie wymagana jest do tego procedura formalna, która jest dla umowy spółki przewidziana.

Dodatkową korzyścią ze stworzenia founders agreement jako dokumentu odrębnego od umowy spółki, jest fakt braku konieczności składania takiego porozumienia w sądzie rejestrowym. Jest to spora korzyść, bowiem informacje dotyczące np. wzajemnych rozliczeń wspólników, sposobu wyceny wartości firmy lub planowanych inwestycji, pozostają wówczas poufne i nie są dostępne dla osób, które wspólnicy mogliby uznać za niepożądane (np. konkurencji). Treść umowy wspólników znajduje się poza umową spółki, a więc nie jest dostępna z poziomu dokumentacji KRS. Jednocześnie jednak stanowi ona pełnoprawną podstawę skutecznego dochodzenia roszczeń przed sądem.

Warto przy tym podkreślić, umowa wspólników nie ma mocy zmiany wobec osób trzecich treści lub brzmienia umowy spółki. Dobrą praktyką zatem jest, że founders agreement stanowi uzupełnienie i rozszerzenie umowy spółki, a nie byt do niej alternatywny. Należy też pamiętać, że dobrze napisana umowa wspólników musi być sformułowana w sposób, który nie może być zakwestionowany w toku potencjalnego postępowania sądowego (spór). Oznacza to, że zapisy founders agreement muszą być zgodne z ogólnymi przepisami prawa i dobrymi obyczajami.

Founders agreement – kiedy go sporządzać?

Nie istnieje żaden formalny wymóg co do tego, kiedy umowa wspólników powinna powstać (najlepszym dowodem jest to, że bardzo często w ogóle jej nie ma). Z praktycznego punktu widzenia są 4 momenty, w których można taką umowę zawrzeć:

1. Na wczesnym etapie start-upu, gdy jeszcze nie powstała formalnie spółka – w takim momencie founderzy mogą określić zasady swojej współpracy (co niezwykle pomaga, gdyż na tym etapie są one mocno nieformalne). Jednocześnie postanowienia founders agreement mogą kierunkować zasady stworzenia samej spółki.
2. W momencie zakładania spółki – jako uzupełnienie i rozszerzenie umowy spółki
3. W dowolnym momencie w trakcie trwania spółki – aby doprecyzować lub zmienić relacje między wspólnikami np. z uwagi na zmiany w funkcjonowaniu firmy, pojawienie się nowych wspólników lub dokonanie nowych ustaleń, które trzeba sformalizować.
4. W momencie zakończenia współpracy pomiędzy wspólnikami – gdy trzeba dokonać podziału wypracowanych korzyści lub praw majątkowych albo rozliczyć się z podjętych wcześniej zobowiązań.

Dobra praktyka zaleca, aby founders agreement sporządzać na jak najwcześniejszym etapie. Z psychologicznego punktu widzenia łatwiej jest dokonywać ustaleń, kiedy firma jest młoda, i paradoksalnie nie osiągnęła jeszcze sukcesu, owocami którego trzeba się będzie dzielić. Praca nad czystą kartką papieru jest łatwiejsza, niż dokonywanie ustaleń, kiedy już istnieje zysk lub strata. Wówczas do głosu dochodzą emocje i ego founderów, a dokonanie ustaleń będzie już skażone próbami osiągnięcia jak największych indywidualnych korzyści.

Founders agreement – 22 przykładowe kwestie, które można objąć umową.

Oczywiście nie istnieje żadna formalna struktura umowy wspólników, bo jej zapisy wynikają z ich wzajemnych potrzeb. Jeśli jednak myślimy o sporządzeniu tego porozumienia, warto odwołać się do poniższej listy kwestii, które mogą być dla wspólników istotne:

1. Jeśli firma jeszcze nie powstała – nazwa, pod jaką będzie prowadzona oraz w przyszłości zarejestrowana jako spółka (choć wydaje się to banalne, może być przedmiotem przyszłego sporu).
2. Cel start-upu – krótki, kilkuzdaniowy opis (przypominający formą elevator pitch). Dzięki temu opisowi uzyskujemy pewność, że founderzy są zgodni co do tego, czym jest ich przedsięwzięcie, jak według swojego obecnego stanu wiedzy planują go rozwijać i do czego dążyć.
3. Przyszła struktura udziałowa – określenie, jak będzie wyglądało przyszłe cap table spółki.
4. Przydział ról i odpowiedzialności – może to być przydzielenie formalnych ról (CEO, CSO, CTO, CFO), ale także przypisanie konkretnych zadań do konkretnych osób (np. prowadzenie sprzedaży, poszukiwanie nowych inwestorów, prowadzenie działań marketingowych lub nadzór nad administracją spółki). Ważne, aby ten przydział był rozpisany w sposób nie wywołujący wątpliwości – im bardziej precyzyjnie, tym lepiej.
5. Określenie zasad, na mocy których łączone są funkcje właściciela i pracownika lub członka zarządu – dotyczy to m.in. zasad powoływania i odwoływania członków zarządu lub np. rozwiazywania umów o pracę z udziałowcami będącymi jednocześnie pracownikami spółki.
6. Wkład wniesiony do spółki przez udziałowców – oznacza to określenie wszelkich form wkładu, tj. gotówki, innych materialnych lub niematerialnych składników majątku (np. własność intelektualna, lokal na potrzeby działalności). Może to być także wkład w postaci sieci kontaktów foundera lub pracy na rzecz spółki, która na potrzeby founders agreement powinna zostać wyceniona. Jeśli wkład ma postać pracy na rzecz spółki, można określić okres, w którym wspólnik musi tę pracę wykonywać. Umowa powinna także zawierać zapisy odnoszące się do tego, w jaki sposób wspólnicy będą wnosili dalsze wkłady do spółki, jeśli będzie ona potrzebowała dokapitalizowania (czyli określenie, czy i kto ma obowiązek dopłat do kapitału i na jakich zasadach).
7. Określenie zasad zarządzania wydatkami i dostępu do firmowej gotówki – kto i na jakich zasadach ma dostęp do firmowego konta bankowego i może dokonywać z niego transferów i wydatków. Można również określić, czy istnieje ścieżka akceptacji wydatków oraz na jakiej zasadzie dokonywane są zwroty wydatków dokonanych z prywatnych środków founderów na rzecz firmy.
8. Przypisanie konkretnych decyzji w sprawie funkcjonowania spółki do kompetencji Zarządu, Zgromadzenia Wspólników lub Rady Nadzorczej – jest to np. określenie, kto może decydować o wydatkach powyżej pewnego limitu, o zatrudnianiu i zwalnianiu kluczowych pracowników, podpisywaniu kluczowych kontraktów lub zaciąganiu zobowiązań finansowych w imieniu spółki. W praktyce jest to określenie kompetencji każdego z tych organów.
9. Określenie zasad głosowania Zgromadzenia Wspólników – ustalenia dotyczyć mogą np. tego, jakiego rodzaju większość głosów jest wymagana do podejmowania konkretnych uchwał w sprawie funkcjonowania spółki (obok kodeksowej zasady większości bezwzględnej można ustanowić wymóg jednomyślności, czy kwalifikowanej większości w określonych sprawach – np. podwyższenia kapitału zakładowego, udzielenia gwarancji lub poręczenia przez spółkę). Można również określić uprawnienia do głosowania poszczególnych wspólników, które mogą być różne od proporcji posiadanych udziałów. W praktyce np. mogą się pojawić udziałowcy posiadający większe uprawnienia do dywidendy, ale mający mniejszą proporcję głosów. Określając zasady głosowania w specyficznych kwestiach można również określić kary umowne za ich nieprzestrzeganie. Można także określić kworum, , tj. wysokość kapitału, którego reprezentacja (obecność) na zgromadzeniu jest wymagana do jego odbycia i powzięcia uchwał. Dla ochrony interesów poszczególnych wspólników, istnieje również możliwość przyznania wspólnikowi uprawnienia osobistego, które będzie sprowadzać się do konieczności uzyskania jego zgody do podjęcia określonej uchwały – np. w zakresie zbycia nieruchomości będącej własnością spółki.
10. Kontrola zarządu przez wspólników, którzy nie angażują się na co dzień w zarządzanie spółką – mowa wspólników może nałożyć na wspólników będących w zarządzie obowiązek przedstawiania pozostałym wspólnikom raportów z bieżącej działalności spółki.
11. Zobowiązania wspólników wchodzących w skład Zarządu – np. nie pobieranie wynagrodzenia wyższego niż określona w umowie kwota maksymalna, jak również, że nie zawieranie w imieniu spółki umów z nimi samymi lub członkami swojej najbliższej rodziny.
12. Określenie vestingu – czyli okresu, który founder ma obowiązek przepracować w startupie, aby nabyć pełnię praw do udziałów w nim posiadanych. Zapisy w tym zakresie mogą określać długość okresu pracy na rzecz spółki, sposób nabywania wynikających z tego praw oraz doprecyzowanie konsekwencji, w przypadku naruszenia tych postanowień (np. wykup całości lub części udziałów po cenie nominalnej celem ich umorzenia).
13. Wynagrodzenie udziałowców – wysokość wynagrodzenia i zasady jego zmiany (np. podwyższanie wraz z rozwojem firmy). Jeśli któryś ze wspólników zgadza się na pracę bez wynagrodzenia przez pewien czas, powinny zostać określone ramy czasowe takiego stanu rzeczy. Punktami odniesienia powinny być albo określone daty (np. od początku kolejnych lat), wskaźniki, których osiągnięcie może oznaczać zmianę wynagrodzenia wspólników (np. osiągnięcie określonych wskaźników finansowych, poziomu sprzedaży) lub kamienie milowe związane z dzialalnością firmy (np. zakończenie budowy MVP). W tym punkcie można również określić wysokość wynagrodzenia dla wspólników nie będących członkami zarządu spółki.
14. Metody podziału zysku i pokrycia strat – powszechną praktyką jest określenie np. chociażby minimalnego, wyrażonego procentowo progu zysku osiągniętego w danym roku obrotowym, który będzie podlegał wypłacie na rzecz wspólników, przy jednoczesnym przeznaczeniu pozostałej części wypracowanego zysku na inwestycje spółki lub jej kapitał zapasowy.
15. Określenie praw do własności intelektualnej firmy (IP) – w tym przypadku możliwe jest przypisanie praw własności do jednego z founderów, wszystkich founderów w częściach równych, wszystkich founderów według indywidualnie ustalonych proporcji lub grupy founderów. Ma to istotne znaczenie w przypadku likwidacji start-upu, bowiem te ustalenia będą dawały możliwość przejęcia przez konkretne osoby IP w przypadku zakończenia działalności.
16. Klauzule poufności i sprecyzowanie zakazu konkurencji dla poszczególnych wspólników.
17. Określenie zasad postępowania w przypadku odejścia lub usunięcia któregoś ze wspólników – np. określenie prawa pierwokupu udziałów przez dotychczasowych wspólników. Ten punkt jest ściśle powiązany z vestingiem, ale jego zasięg jest szerszy, bowiem może określać np. zasady postępowania w przypadku śmierci wspólnika. Może on także określać np. klauzule o zakazie konkurencji, aby skonfliktowany z innymi wspólnik nie mógł odejść z firmy, by założyć konkurencyjną działalność. W tym punkcie można również określić zasady postępowania w przypadku, jeśli wszyscy wspólnicy postanowią zakończyć działalność. Tutaj także określa się zasady rozliczania się w przypadku wyjścia udziałowca ze spółki (np. określenie metody wyceny udziałów).
18. Klauzule antyrozwodnieniowe.
19. Prawo przyciągnięcia (drag along) i przyłączenia (tag along).
20. Likwidacja lub sprzedaż biznesu – przede wszystkim zasady głosowania Zgromadzenia Wspólników uprawniające do podjęcia tego typu działania. Następnie kroki formalne, które ze strony spółki będą się z tym wiązały (np. wyznaczenie likwidatora).
21. Liquidation preference – czyli określenie specyficznych uprawnień poszczególnych wspólników w przypadku sprzedaży biznesu.
22. Określenie metody rozwiązywania sporów pomiędzy udziałowcami (np. poprzez arbitraż).

Zachęcam do tego, aby sporządzając umowę wspólników, przejść przez jej postanowienia z konsultantem lub innym founderem mającym swoje doświadczenia. Dzięki temu łatwiej będzie uniknąć błędów i upewnić się, że nic nam nie umknęło. Nieocenionym partnerem w przygotowywaniu umowy wspólników jest też dobry prawnik.