Większość menedżerów docenia istotność oceny efektywności zarządzanych przez nich przedsiębiorstw, działów lub projektów. Niejednokrotnie jednak pozostaje ona jedynie analizą wyników historycznych. Nie sposób odmówić jej wartości – zwłaszcza jeśli idzie za nią proces uczenia się na błędach i powtarzania dobrych praktyk. Posiada wszakże jedną zasadniczą wadę – historyczne trendy i parametry niekoniecznie muszą się powtórzyć.
Środowisko biznesowe charakteryzuje się coraz większą zmiennością, co oznacza, że nie tylko trzeba na bieżąco dostosowywać działania operacyjne, aby umiejętnie wykorzystywać szanse i unikać zagrożeń. Oznacza to także uświadomienie sobie, że nasza strategia (wcześniej statyczna i niemal święta) również podlega przeglądom i modyfikacji. Dlatego tak istotne jest to, w jaki sposób organizujemy w firmie obieg informacji zarządczej. Dobrą praktyką jest obieg informacji w cyklu interwałowym, umożliwiający regularny przegląd wyników i jakości zarządzania.
Zarządzanie w zmiennym środowisku
W organizacjach, które nie budują swojego sukcesu na spontanicznym oportunizmie, działanie opiera się na zdefiniowanej strategii. Wcześniej wspominałem jednak o tym, że strategia w zmiennym środowisku także podlega rewizji. Jak więc zapewnić sobie strategiczne kierunkowanie biznesu, nie tracąc przy tym z oczu bieżących szans i zagrożeń? Rozwiązaniem może być oparcie się na modelu racjonalnego podejmowania decyzji. W teorii zarządzania jest on definiowany jako „proces umożliwiający rozpoznanie i wybór określonego kierunku działania, prowadzącego do rozwiązania konkretnego problemu lub do wykorzystania pojawiającej się okazji”. Jego typowym zastosowaniem jest budowa i przegląd strategii, jednak można go wykorzystać jako bazę do średnio- i krótkoterminowego przeglądu zarządzania.
Skuteczność przeglądu zarządzania polega więc na powtarzaniu go „w pętli”, aby zmiany mogły zostać uwzględnione i przedstawione zarządowi w celu rewizji podjętych lub podjęcia nowych decyzji. W przeważającej większości przypadków oznacza to korekty działań mające zapewnić realizację strategii – korektę celów taktycznych. Czasem jednak może doprowadzić do wniosków o nieadekwatności strategii i podjęciu decyzji o jej przeformułowaniu.
Obieg informacji zarządczej
Zmienne środowisko i wyzwania wobec zarządów i menedżerów operacyjnych przekładają się na potrzebę dostarczenia podstawowego paliwa do podejmowania decyzji, którym jest informacja. Olbrzymia w tym rola controllera finansowego, który jako business partner odpowiada nie tylko za analizę danych generowanych w firmie, ale także (a być może nawet przede wszystkim) za dostarczenie na czas właściwego zestawu informacji potrzebnych do podjęcia decyzji.
O skuteczności controllera świadczy jego umiejętność dotarcia do właściwych danych w biznesie (często decydują o tym jego zdolności komunikacyjne i umiejętność budowania tzw. networku), a także doświadczenie w tworzeniu i rozwijaniu systemów wspierających pozyskiwanie i analizę danych. Z kolei biznes, w obliczu zmienności środowiska nie może jedynie co jakiś czas kontrolować poziomu wykonania założonych celów. Konieczne jest regularne przyglądanie się nie tylko KPI i statusom kluczowych działań, ale także ciągła identyfikacja szans i zagrożeń, a także nieustanne patrzenie “do przodu”.
Jak zaprojektować obieg informacji w cyklu interwałowym?
Przed przystąpieniem do projektowania obiegu informacji warto zauważyć, że jest to niepowtarzalna okazja, aby dokonać kaskadowania odpowiedzialności za codzienne działania operacyjne i decyzyjności w tym obszarze w ręce menadżerów podległych zarządowi (czyli tzw. poziomu N-1). W wielu organizacjach (zwłaszcza tych, w których członkowie zarządów byli awansowani z wcześniejszych ról menedżerskich) częstym grzechem jest tzw. mikrozarządzanie, czyli angażowanie się w decyzje niższego szczebla, które dla tych osób są często powrotem do własnej strefy komfortu.
Wprowadzenie zasad obiegu informacji oraz zdefiniowanie roli zarządu jako ciała odpowiedzialnego za strategię pozwoli na „przecięcie pępowiny” i umożliwienie niezależnego działania menedżerom niższego szczebla. Właściwie zdefiniowany obieg informacji zapewni jednocześnie, że kluczowe informacje będą w dalszym ciągu dostarczane zarządowi, a kluczowe decyzje pozostaną w jego kompetencji.
Interwałowy przegląd zarządzania jest systemem obiegu informacji, niewymagającym zewnętrznego doradztwa, świadoma organizacja jest w stanie sama go zaprojektować, wdrożyć i ulepszać. Jego wartość dodana tkwi w usprawnieniu obiegu informacji i jej większym dedykowaniu. Dzięki niemu także zarząd może skupić się na kwestiach strategicznych, a menadżerowie uzyskują większą zdolność decyzyjną, która może być także podstawą ich profesjonalnego rozwoju.
Artykuł “Obieg informacji w cyklu interwałowym” ukazał się w numerze 2(10)/2016 magazynu “Controlling i Zarządzanie”. Aby zapoznać się z pełną treścią artykułu, zapraszam do kliknięcia w poniższy link:
Zainteresowały Cię kwestie poruszone w moim artykule i chcesz porozmawiać o tym, w jaki sposób mogę pomóc finansom Twojej firmy?
Zapraszam do kontaktu ze mną. Zajmuję się:
- Organizacją finansów firm
- Analizą oraz optymalizacją rentowności i płynności
- Wdrażaniem controllingu i raportowania finansowego
- Wdrażaniem planowania i budżetowania
- Dostarczaniem informacji i rekomendacji do podejmowania decyzji biznesowych
- Wspieraniem firm, jako zewnętrzny CFO
- Szkoleniami z zakresu finansów
