Słownik PWN definiuje odchylenie, jako „różnicę między istniejącym a właściwym stanem czegoś”. W kontekście moich dzisiejszych rozważań, tym „czymś” jest budżet. Z moich obserwacji wynika, że analiza odchyleń od budżetu jest tematem, który w gronie partnerów biznesowych, wywołuje poruszenie i podświadomy opór. Jak to bowiem – przecież nie po to robimy plan, żeby się od niego odchylać. Plan jest po to, by się go trzymać i wykonywać co do joty. A na wszelki wypadek zawsze warto zaplanować „z zapasem” i po problemie.
Pisząc pierwsze słowa artykułu mam więc przeświadczenie, że właśnie otwieram naszą controllingową puszkę Pandory. I w sumie dobrze się dzieje, bo praca na odchyleniach, to nie tylko oparta o wzory kalkulacja, ale praca na realnych problemach biznesowych, a także psychologia pracy z klientem biznesowym – wywieranie wpływu, empatia, kompromis, a czasem odrobina machiawelizmu.
Odchylenia to element większego procesu, jakim jest budżetowanie. Jeśli zajrzymy do katalogu celów budżetowania zobaczymy, że mieści się w nim ocena i kontrola. Budżet bowiem służy jako baza do porównań z rzeczywiście osiągniętymi wynikami po to, by zidentyfikować różnice (odchylenia) i w oparciu o ich analizę wyciągać właściwe wnioski i podejmować odpowiednie działania.
Zdroworozsądkowe podejście do budżetu i odchyleń
Lata praktyki nauczyły mnie podchodzenia do budżetu, jak do trasy zdefiniowanej w nawigacji GPS. Zazwyczaj jedziemy zgodnie z jej wytycznymi, lecz oto nagle pojawia się komunikat: „wybierając alternatywną trasę zaoszczędzisz 10 minut”. Dlaczego więc nie skorzystać z tej okazji? Budżet działa podobnie, cenny wysiłek włożony w jego przygotowanie pozwala na zaplanowanie działań firmy, ale w dynamicznym środowisku bez wątpienia pojawią się turbulencje lub wręcz przeciwnie – okazje, o których istnieniu nie mieliśmy pojęcia konstruując budżet. Tak więc czasem warto zjechać z budżetowej autostrady by uniknąć gigantycznego korka albo żeby, jadąc lokalną drogą, zobaczyć krajobraz, który zapamiętamy na długo.
Rozsądne podejście do odchyleń na właśnie taki cel – nie neguje sensu budżetowania, ale wzmacnia mądrość firmy płynącej z kontynuacji wykonania budżetu i korygowania kursu biznesowego pod tym kątem lub alternatywnie – świadomego wyboru innej ścieżki, gdy okaże się bardziej zasadna.
Dla mnie osobiście liczby w controllingu są nośnikiem informacji i narzędziem, a nie celem samym w sobie. Używajmy ich więc, aby poprawiać procesy i jak najczęściej rozmawiajmy z partnerami biznesowymi. Przy tej okazji warto wspomnieć, że pewna biznesowa prawidłowość mówi, że KPI poprawiają się średnio o 10-15% z samego faktu rozpoczęcia ich obserwacji. Aż strach pomyśleć, co będzie, jeśli jeszcze dodatkowo zaczniemy je optymalizować J A więc – do dzieła!
Artykuł “Mądrość niewykonania planu. Analiza odchyleń śniadaniem mistrzów“ ukazał się w numerze 4(42)/2021 magazynu “Controlling i Zarządzanie”. Aby zapoznać się pełną treścią artykułu, zapraszam do kliknięcia w poniższy link:
Zainteresowały Cię kwestie poruszone w moim artykule i chcesz porozmawiać o tym, w jaki sposób mogę pomóc finansom Twojej firmy?
Zapraszam do kontaktu ze mną. Zajmuję się:
- Organizacją finansów firm
- Analizą oraz optymalizacją rentowności i płynności
- Wdrażaniem controllingu i raportowania finansowego
- Wdrażaniem planowania i budżetowania
- Dostarczaniem informacji i rekomendacji do podejmowania decyzji biznesowych
- Wspieraniem firm, jako zewnętrzny CFO
- Szkoleniami z zakresu finansów
